​

GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

PRIVACY AND PERSONAL DATA PROTECTION POLICY
 

1. TARAFLAR VE KAPSAM İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”); “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Veysel Karani Mah. Çolakoğlu Sk. Rings Rezidance No:10 D:42 Kat:2 Sancaktepe - İstanbul adresinde bulunan KarıncaEvent Organizasyon Turizm Bilişim Otomotiv Limited Şirketi’ne (“Şirket”) ait ve Şirket tarafından işletilen EventGenius yapay zeka destekli dijital asistan sistemini, WhatsApp Business API entegrasyonlarını ve www.karincaevent.com web sitesini kullanan, mesajlaşan veya etkileşime giren tüm kişiler (“Kullanıcı” veya “Katılımcı”) için geçerlidir.

Bu Politika’nın amacı; EventGenius sisteminin (WhatsApp chatbot ve AI asistanı) kullanımı sırasında Kullanıcılar tarafından sağlanan veya Şirket tarafından otomatik olarak toplanan kişisel verilerin toplanma, işlenme, aktarılma ve saklanma süreçleri hakkında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (“GDPR”) ve Meta Platforms (WhatsApp Business) veri işleme şartları kapsamında şeffaf bir şekilde bilgi vermektir.
 

2. TOPLANAN VERİLER VE İŞLENME AMAÇLARI Kullanıcı, EventGenius WhatsApp asistanı ile iletişime geçtiğinde veya etkinliklerde (kongre, seminer vb.) sistemi kullandığında, Şirket hizmetin doğası gereği aşağıdaki verileri toplayabilir:

• İletişim ve Kimlik Verileri: Telefon numarası, WhatsApp profil adı ve (Kullanıcı tarafından mesaj içeriğinde paylaşılması halinde) ad, soyad gibi bilgiler.

• Etkileşim ve Mesaj İçerikleri: EventGenius AI asistanı (Katerina) ile yapılan yazışmaların içerikleri, talep edilen bilgiler, etkinlik/kongre kapsamındaki sorular (Örn: transfer saati, oda numarası, sertifika talebi).

• Sistem Verileri: Mesajın iletildiği tarih, saat, etkileşim süresi ve cihaz/tarayıcı türü (Web arayüzü kullanılıyorsa IP adresi).

Bu veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Etkinlik, kongre ve organizasyon süreçlerinde Kullanıcıya anlık dijital asistanlık (bilgi verme, yönlendirme, destek) hizmetinin sunulması,

• Yapay zeka motorunun (AI) Kullanıcı sorularını anlayıp doğru ve bağlamsal yanıtlar üretebilmesi,

• Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi, hizmet kalitesinin artırılması ve teknik sorunların giderilmesi,

• Şirket’in yasal sorumluluklarını yerine getirebilmesi ve yetkili kurumların bilgi taleplerinin karşılanması.
   

3. YAPAY ZEKA (AI) VE VERİ İŞLEME PRENSİPLERİ EventGenius, gelişmiş dil modelleri ve yapay zeka altyapısı kullanmaktadır. Kullanıcının gönderdiği mesajlar, yalnızca Kullanıcıya doğru yanıtı üretebilmek amacıyla yapay zeka servisine (API aracılığıyla) anlık olarak iletilir. Bu veriler; yapay zeka modelini "eğitmek" (train) amacıyla açık ve genel veri havuzlarına kaydedilmez. Katılımcı mesajları, kongre/etkinlik sınırları içinde anonimleştirilerek analiz edilebilir.
 

4. VERİLERİN AKTARIMI VE ÜÇÜNCÜ TARAF PAYLAŞIMLARI Şirket, Kullanıcı verilerini kural olarak üçüncü kişilerle ticari amaçla (satış, pazarlama listesi vb.) paylaşmaz. Ancak, hizmetin kesintisiz sunulabilmesi için veriler şu durumlarda aktarılabilir:

• Hizmet Sağlayıcılar: WhatsApp altyapısının sağlanması için Meta Platforms Inc., sunucu barındırma hizmetleri (Cloud providers) ve yapay zeka (AI) API sağlayıcıları (örn. OpenAI, Anthropic veya benzeri sistemler) ile şifrelenmiş protokoller üzerinden.

• Etkinlik Sahipleri/Partnerler: Kullanıcının katıldığı spesifik kongre veya etkinliği düzenleyen kurum/kuruluşlar ile sadece o etkinliğin operasyonel gereklilikleri (örn: kayıt kontrolü) ölçüsünde.

• Yasal Zorunluluklar: Hukukun gerekli kıldığı durumlarda resmi kurum/kuruluşlar ve mahkemeler.
   

5. VERİLERİN SAKLANMASI, SİLİNMESİ VE İMHASI (USER DATA DELETION) Şirket, işlenen verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. İşleme amacı sona erdiğinde (örneğin; ilgili kongre/etkinlik tamamlandıktan sonra operasyonel sürelerin bitiminde), kişisel veriler resen veya Kullanıcı’nın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Veri Silme Talebi (Data Deletion Request): Kullanıcılar, EventGenius veya WhatsApp sistemlerimiz üzerinde bulunan telefon numaralarının, mesaj geçmişlerinin ve tüm kişisel verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir. Verilerinizin derhal silinmesini talep etmek için info@karincaevent.com adresine e-posta gönderebilir veya WhatsApp asistanı üzerinden "Verilerimi Sil" yazarak talebinizi iletebilirsiniz.
 

6. KULLANICI HAKLARI (KVKK VE GDPR KAPSAMINDA) Kullanıcı, Şirket’e başvurarak şu haklarını kullanabilir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,

• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, yasal şartlar oluştuysa silinmesini/yok edilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler (yapay zeka) vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme.
   

7. İLETİŞİM VE TALEPLERİN İLETİLMESİ Kullanıcılar, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini doğrulayıcı belgelerle birlikte;

• Posta Adresi: Veysel Karani Mah. Çolakoğlu Sk. Rings Rezidance No:10 D:42 Kat:2 Sancaktepe / İstanbul adresine yazılı olarak veya noter kanalıyla,

• E-Posta: erhangunay@karincaevent.com adresine elektronik posta yoluyla iletebilirler. Şirket, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde başvuruyu ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
   

8. ULUSLARARASI VERİ AKTARIMI VE SUNUCULAR EventGenius altyapısı, küresel hizmet sağlayıcılar (Meta/WhatsApp, Cloud sistemler) üzerinde çalıştığı için Kullanıcı verileri Türkiye Cumhuriyeti dışındaki (örneğin Avrupa veya Amerika Birleşik Devletleri) güvenli sunuculara aktarılabilir ve burada barındırılabilir. Kullanıcı, EventGenius hizmetlerini (WhatsApp botu) kullanarak bu aktarıma ve depolamaya onay vermiş sayılır.
 

9. POLİTİKANIN GÜNCELLENMESİ Şirket, teknolojik gelişmeler, yasal düzenlemeler veya iş süreçlerindeki değişiklikler nedeniyle bu Politika’yı dilediği zaman güncelleyebilir. Güncel sürüm her zaman web sitemizde yayınlanacak olup, yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.